No tires tu nómina: SAT e IMSS obligan a guardar documentos hasta 10 años

La LFT permite conservar papeles laborales solo un año tras la baja, pero el SAT y el IMSS exigen mantener nóminas, contratos y recibos hasta por diez años. Conoce los plazos y evita sanciones

La Ley Federal del Trabajo (LFT) indica que, una vez finiquitada la relación con un empleado, basta conservar contratos, recibos y listas de asistencia durante un año. Sin embargo, para el SAT y el IMSS ese plazo es insuficiente: sus reglas fiscales y de seguridad social prolongan la custodia a cinco, e incluso diez años en caso de auditoría.

Diferencias de criterio entre autoridades

• LFT Art. 804: conserva documentos toda la relación laboral y un año posterior; atiende al periodo de prescripción de demandas.
• LSS Art. 15: nóminas y listas de raya deben guardarse cinco años después de su emisión.
• CFF Art. 30: la contabilidad —incluidos CFDI de nómina— se resguarda cinco años desde la declaración correspondiente; puede extenderse a diez si hay irregularidades.

Plazos de resguardo por tipo de documento

Buenas prácticas para evitar sanciones

• Digitaliza los expedientes y aplica respaldos cifrados; facilita la búsqueda cuando lleguen requerimientos.
• Etiqueta cada archivo con fecha de emisión y conceptos clave (ISR, IMSS, finiquito) para no confundir plazos.
• Implementa una política interna que tome el plazo más largo: si un recibo de nómina debe guardarse 10 años por el SAT, respétalo aunque la LFT solo pida uno.
• Revisa anualmente la vigencia de tu contabilidad; las revisiones fiscales comienzan a contar desde que presentas la declaración, no desde la fecha del documento.